يقوم باستقبال المعاملات الواردة إلى إدارة المشتريات أو الصادرة منها وارشفتها وينقسم إلى :

أ- قسم الوارد : ويقوم باستقبال المعاملات الوارد للقسم من داخل الجامعة وخارجها، واعطاءها رقم وارد خاص لكل معاملة، وعرضها على مدير الإدارة للتوجيه حيالها .

ب- قسم الصادر : ويقوم باستلام وتصدير المعاملات سواء لداخل الجامعة أو خارجها مع وضع رقم صادر خاص لكل معاملة خارجة من إدارة المشتريات .