قسم الشراء المباشر

1. ورود طلب الاحتياج متضمناً موافقة صاحب الصلاحية مشفوعا بـ ( نموذج الكراسة الالكترونية والشروط والمواصفات ، السعر التقديري) من الجهة الطالبة في الجامعة .

2. مراجعة كراسة الشروط والمواصفات والتأكد من اكتمالها ومطابقتها لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية .

3. يتم طلب ارتباط مالي مبتدئي من إدارة الميزانية والتخطيط للتأكد بوجود اعتماد مالي .

4. عند مناسبة الشروط والمواصفات يقوم الموظف المختص بتوجيه الدعوات لشركات معينة في منصة اعتماد وذلك بإدخال بيانات المشروع في منصة اعتماد الاليكترونية وتعبئة جميع البيانات المطلوبة مثل ( مسمى العملية ، الشروط والمواصفات ، قيمة الكراسة ، ومواعيد المنافسة ، واسماء الشركات .... إلخ ) ومن ثم إرسالها للموظف الذي يملك صلاحية مدقق بيانات المنافسة للاعتماد.

5. يقوم الموظف ( مدقق بيانات المنافسة ) بمراجعة البيانات المدخلة ومن ثم يتم اعتمادها وبالتالي تظهر تفاصيل المنافسة للشركات والمؤسسات المسجلين في منصة اعتماد

6. في الموعد المحدد تفتح العروض ومن ثم يتم دراستها فنيا من قبل الجهة الطالبة ومن ثم تحال إلى لجنة فحص العروض ويتم فحص ودراسة كافة التقارير المعدة ويتم اتخاذ أحد القرارين:

7. ترسية - عدم ترسية

8. في حال عدم الترسية والإلغاء ، يعاد طرح المنافسة حسب الإجراءات السابقة .

في حال الترسية يتم اصدار التعميد اللازم والذي يراعى فيه تحديد قيمة المنافسة واسمها ونوعها ورقمها ومدة التنفيذ مع طلب ضمان بنكي بنسبة 5% خلال عشرة أيام من تاريخ التعميد للحالات الطارئة ولا يلزم تقديم الضمان النهائي في الحالات التالية:

أ - إذا كانت قيمة الأعمال والمشتريات لا تتجاوز ( مائة ألف ) ريال .

ب- التعاقد بين الجهات الحكومية.

- التعاقد مع مؤسسة أو جمعية أهلية أو كيان غير هادف إلى الربح.

د- التعاقد مع الشركات التي تملك الدولة فيها نسبة لا تقل عن ( 51 ) %من رأس مالها.

هــــ- إذا قـــام المتعاقـــد معـــه بتوريـــد جميـــع الأصناف التي رســـى عليـــه توريدهـــا, وقبلتها الجهـــة الحكوميـــة نهائيا خلال المدة المحددة لإيداع الضمان النهائي أو قام بتوريد جزء منها وقبل هذا الجزء وكان ثمنه يكفي لتغطية قيمة الضمان النهائي على ألا يصرف ما يغطي قيمة الضمان إلا بعد تنفيذ المتعاقد مع التزامه .

9. بعد استلام الضمان البنكي والتأكد من نسبته يتم الاحتفاظ به ومتابعته صلاحيته وتمديده إن لزم الأمر من قبل الإدارة العامة للشؤون المالية.

10. بعد إحضار الضمان النهائي في الحالات الطارئة  يتم الارتباط وتوقيع العقد الكترونياً عبر منصة اعتماد وإجازة العقد في المنصة إذا كانت العملية تتجاوز سنة أو قيمتها خمسة مليون فأكثر .

السوق الالكتروني: 

تمكن هذي الخدمة من استعراض المنتجات المطروحة واضافتها الى عربة التسوق ومن ثم متابعة عملية الشراء ( بعد ورود موافقة صاحب الصلاحية على تأمينها ).

1- اختيار خدمة طلبات عربة التسوق من شاشة السوق الإلكتروني وإنشاء عربة تسوق

2- اختيار المنتجات المعيّنة المُراد شرائها، ليتم تعبئتها بعربة التسوق

3- التأكيد على طلب الشراء وارسال عربة التسوق للاعتماد من قبل مسؤول المشتريات بالجهة الحكومية

في حال اعتمادها يتم إنشاء طلب شراء بالمنتجات التي تم اختيارها وارسالها للمورد .