ينص نظام المنافسات والمشتريات في مادته الثامنة والعشرون على (طـــرح جميـــع الأعــــمال والمشتـريــــات فـــي منـافســـــة عــامـــــــة عـــدا مـــا يســـتثنى منهـــا بموجـــب أحـــكام النظـــام)، والشراء المستثنى من المنافسات هو الشراء المباشر ويكون في حالات محددة وفقاً لنص المادة (32) من النظام .

إجراءات المنافسة Tender procedures

1. ورود طلب الاحتياج متضمناً موافقة صاحب الصلاحية مشفوعا بـ ( نموذج الكراسة الالكترونية والشروط والمواصفات ، السعر التقديري في ظرف سري مغلق باسم رئيس لجنة فحص العروض ومعايير التقييم الفني ) من الجهة الطالبة في الجامعة .

2. مراجعة كراسة الشروط والمواصفات والتأكد من اكتمالها ومطابقتها لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية وهيئة المحتوى المحلي.

3- طلب معايير التأهيل اللاحق للمنافسات التي لم يعمل لها تأهيل مسبق أو مضى على التأهيل المسبق أكثر من سنة.

4. عمل طلب ارتباط مالي مبدئي :  يتم التأكد من إدارة التخطيط والميزانية بوجود اعتماد مالي .

5. يقوم الموظف المختص بإدخال بيانات المشروع في البوابة الإليكترونية لاعتماد وتعبئة جميع البيانات المطلوبة مثل ( مسمى العملية ، الشروط والمواصفات ، قيمة الكراسة ، ومواعيد المنافسة .... إلخ ) وفي حال كان السعر التقديري أكثر من خمسة ملايين تكون عروض الأسعار عبارة عن ملفين ( ملف فني ، ملف مالي ) ومن ثم إرسالها للموظف الذي يملك صلاحية مدقق بيانات المنافسة للاعتماد.

6- يقوم الموظف ( مدقق بيانات المنافسة ) بمراجعة البيانات المدخلة ومن ثم يتم اعتمادها وبالتالي تظهر تفاصيل المنافسة للشركات والمؤسسات المسجلين في البوابة الاليكترونية ( منصة اعتماد)

7. في الموعد المحدد لفتح العروض تجتمع لجنة فتح العروض وفي حال كانت المنافسة أكبر من خمسة ملايين يتم فتح العروض الفنية فقط ومن ثم تحال إلى لجنة فحص العروض . ويتم الاحتفاظ بالضمانات الابتدائية إلى حين فتح العروض المالية للعروض المطابقة فنياً.

8. يتم فحص العروض من قبل لجنة فحص العروض ودراسة كافة التقارير الفنية والمالية المعدة ومن ثم تحال إلى لجنة التأهيل لتأهيل المتنافس المراد الترسية عليه .

9. تقوم لجنة التأهيل بتطبيق معايير التأهيل المرفقة بالمنافسة في منصة اعتماد لقياس مقدرة المتنافس بتنفيذ الاعمال وتجنب احتمالية التعثر ومن ثم تعاد إلى لجنة فحص العروض مرة أخرى .

10. تقوم لجنة فحص العروض بعد الاطلاع على كافة التقارير الفنية والمالية ومعايير التأهيل باتخاذ أحد القرارين:

- ترسية - عدم ترسية ( إلغاء المنافسة ) .

11. في حال عدم الترسية أو إلغاء المنافسة  يعاد الطرح حسب الإجراءات السابقة .

12. في حال الترسية يتم الإعلان عن ذلك لإعطاء المتقدمين فرصة للتظلم إن وجدت خلال مدة من (5- 10 ) أيام عمل وفي حال تجاوز مبلغ الترسية ( 15.000.000) ريال يتم أخذ الموافقة في البت على الترسية من رئيس مجلس الجامعة.

13. استلام الضمان البنكي النهائي للمتنافس المراد الترسية عليه وتسليمه إلى إدارة المالية كجهة اختصاص .

14. الارتباط والتعاقد وطلب إجازة العقد من وزارة المالية للعقود التي مدة العقد أكثر من عام أو قيمته خمسة ملايين ريال وأكثر (جميع الإجراءات تتم عن طريق منصة اعتماد)

15. الارتباط على المبالغ اللازمة في نظام موارد .

16. إصدار التعميد اللازم والذي يراعى فيه تحديد قيمة المنافسة واسمها ونوعها ورقمها ومدة التنفيذ مع طلب ضمان بنكي بنسبة 5% خلال عشرة أيام من تاريخ التعميد للعمليات التي أقل من (300) ألف ويكون مغطياً لمدة العقد.

أساليب التعاقد

1- المنافسة العامة

تطرح جميع الأعمال والمشتريات في منافسة عامة عدا ما يستثنى منها بموجب أحكام النظام .

2-المنافسة المحدودة

المادة الثلاثون:

للجهة الحكومية التعاقد بأسلوب المنافسة المحدودة في الحالات الآتية:

1- إذا كانت الأعمال والمشتريات لا تتوافر إلا لدى عدد محدود من المقاولين أو الموردين أو المتعهدين. 

2- إذا كانت الأعمال والمشتريات لا تزيد قيمتها التقديرية على (خمسمائة ألف) ريال, وذلك بدعوة أكبر عدد ممكن من المتنافسين على ألا يقل عددهم عن خمسة. وفي هذه الحالة تكون الأولوية في توجيه الدعوة للتفاوض وتقديم العرض للمنشآت الصغيرة والمتوسطة المحلية.

3- الحالات العاجلة.

4- إذا كانت الأعمال والمشتريات متوافرة لدى مؤسسات أو جمعيات أهلية أو كيانات غير هادفه إلى الربح, بشرط أن تتولى بنفسها القيام بما تم التعاقد عليه.

5- الخدمات الاستشارية.

3- المنافسة على مرحلتين

المادة الحادية والثلاثون:

للجهة الحكومية طرح المنافسة على مرحلتين إذا تعذر تحديد المواصفات الفنية والشروط التعاقدية النهائية تحديداً كاملاً ودقيقاً؛ بسبب الطبيعة المعقدة والتخصصية لبعض الأعمال والمشتريات وفقاً لما توضحه اللائحة.

4- الشراء المباشر

المادة الثانية والثلاثون:

 للجهة الحكومية التعاقد بأسلوب الشراء المباشر في الحالات الآتية:

1- تأمين مشتريات الأسلحة والمعدات العسكرية وقطع غيارها, وذلك من خلال الهيئة العامة للصناعات العسكرية.

2- إذا كانت الأعمال والمشتريات متوافرة حصرياً لدى متعهد أو مقاول أو مورد واحد، ولم يكن لها بديل مقبول, على أن يكون التعاقد وفق ما تحدده اللائحة.

3- إذا كانت التكلفة التقديرية للأعمال والمشتريات لا تتجاوز مبلغ (مائة ألف) ريال. وفي هذه الحالة تكون الأولوية في توجيه الدعوة للمنشآت الصغيرة والمتوسطة المحلية.

4- إذا كان استخدام هذا الأسلوب ضروريًا لحماية مصالح الأمن الوطني ولا يمكن معه استخدام المنافسة العامة أو المحدودة. ويجب في هذه الحالة أن تقوم الجهة الحكومية -بعد إبرام العقد- بإعداد تقرير يتضمن الأسباب التي دعتها لاستخدام هذا الأسلوب وتزويد ديوان المراقبة العامة بنسخة منه.

5- إذا كانت الأعمال والمشتريات متوافرة لدى مؤسسة أو جمعية أهلية واحدة أو كيان واحد من الكيانات غير الهادفة إلى الربح, بشرط أن تتولى بنفسها القيام بما تم التعاقد عليه.

6- الحالات الطارئة. 

دون إخلال باختصاص الهيئة العامة للصناعات العسكرية بما ورد في الفقرة (1) من هذه المادة؛ تحدد اللائحة ما يلزم من ضوابط وإجراءات لتنفيذ ما ورد في هذه المادة. 

5- الاتفاقية الإطارية

المادة الثالثة والثلاثون:

للجهة الحكومية إبرام اتفاقية إطارية مع من رست عليه المنافسة تتضمن الأحكام التي سيجري في إطارها تنفيذ العقد، وذلك في الحالات التي يتعذر فيها تحديد كميات الأصناف أو حجم الأعمال أو الخدمات المتعاقد عليها أو موعد تنفيذها، وفقاً لما توضحه اللائحة.

6-المزايدة العكسية الإلكترونية

المادة الرابعة والثلاثون:

للجهة الحكومية استخدام أسلوب المزايدة العكسية الإلكترونية وفقاً لما توضحه اللائحة، مع مراعاة الآتي:

1- أن تعد الجهة الحكومية مواصفات فنية مفصلة.

2- أن يكون هناك سوق تنافسية تكفل التنافس الفعّال.

3- أن تستقبل العروض عن طريق البوابة وترتبها بشكل آلي.

4- أن تحدد تاريخ بداية المزايدة ونهايتها.

5- أن يزوَد المتنافسون بالمعلومات اللازمة وإرشادات استخدام البوابة.

7- توطين الصناعة ونقل المعرفة

المادة الخامسة والثلاثون:

للهيئة من تلقاء نفسها أو بناءً على طلب من إحدى الجهات الحكومية -بعد موافقة الوزارة- التعاقد على توطين صناعة ونقل معرفة وفقاً للضوابط التي تحددها اللائحة.

8-المسابقة

المادة السادسة والثلاثون:

للجهة الحكومية أن تتعاقد على أفضل فكرة وتصميم، أو غيرها من حقوق الملكية الفكرية، عن طريق أسلوب المسابقة، وفقاً لما توضحه